Microsoft Excel je hojně využívaným nástrojem pro kalkulaci všemožných dat. Snad každý podnikatel nebo zaměstnanec již přišel do styku s tímto programem, avšak ne každý v něm umí efektivně pracovat. V tomto článku se proto zaměříme pouze na ty základní věci, které nám mohou zpříjemnit mnoho pracovních úkonů v tomto tabulkovém kalkulátoru.

1.     Vytvoření rychlých přístupů

V Excelu je mnoho funkcí schovaných na mnoho místech, proto je vhodné si vytvořit rychlé přístupy k vámi nejvíce používaným funkcím.

Jak? Hlavní menu Excelu => Možnosti aplikace => Přizpůsobit.

Zde si můžeme přidávat a odebírat jakékoliv příkazy do rychlého přístupu. Z vlastní zkušenosti mohu doporučit si do rychlého přístupu přidat následující příkazy: Filtr, Ukotvení, Vložit jako hodnoty.

2.     Text do sloupců

Mnohdy, když exportujeme nějaká data z nějaké databáze, tak ani nemáme možnost si jej nechat vyexportovat do Excelu, ale vyplivne nám to ve formě souvislého textu. Když si takový text vložíme do Excelu, tak to vypadá následovně.

Jenže my chceme, aby každý údaj oddělený čárkou byl vsazen do jednoho sloupce. Právě k tomu je funkce Text do sloupců.

Jak? Označte si všechny řádky, které chcete oddělit => Data => Text do sloupců.

Spustí se průvodce převodem textu do sloupců a postupujte podle pokynů.

Zvolte si, podle čeho chcete, aby se text odděloval. V našem případě se jedná o čárku.

Výsledek by měl vypadat následovně.

3.     Sdílení sešitu

Často budete potřebovat, aby v jednom excelovém sešitě pracovalo více lidí najednou. K tomu je určena funkce Sdílet sešit.

Jak? Revize => Sdílet sešit => dejte si pozor, abyste měli zaškrtnuté Povolení úpravy více uživatelům najednou.

4.     Zamknout list/sešit

Občas budete chtít naopak uzamknout list nebo celý sešit, aby se v něm nemohl nikdo hrabat a upravovat ho. V tom případě využijete funkce Zamknout list/sešit, kde si list nebo sešit uzamknete heslem.

Jak? Revize => Zamknout list / Zamknout sešit.

5.     Předchůdci a následovníci vzorce

Jak? Vzorce => Předchůdci / Následovníci / Odebrat šipky.

Předchůdci vzorce nám znázorní, jaké buňky vcházejí do určitého vzorce.

Následovníci vzorce znázorní opak, do jakých buněk vchází určitá buňka jako část vzorce. Pro schování šipek klikněte na Odebrat šipky.

6.     Automatická posloupnost čísel

Časté budete potřebovat napsat posloupnost čísel např. 1, 2, 3, 4, … nebo 10, 20, 30, … apod. do jednotlivých buněk. Nemusíte samozřejmě psát jedno číslo za druhým, ale postačí napsat první dvě až tři čísla, aby Excel rozeznal posloupnost vašich čísel, poté označíte tato první čísla a roztáhnete dál.

7.     Transponovat

Transponovat znamená, že data ze sloupce převedete do řádku a naopak.

Jak? Zkopírujte si sloupec / řádek (CTRL + C) => Domů => Vložit => Transponovat.

8.     Kopírovat formát

Když chcete zkopírovat formátování jedné buňky do dalších buněk, tak nejjednodušší je právě funkce kopírování formátu.

Jak? Označte si buňku, od které chcete okopírovat její formát => Domů => Kopírovat formát.

9.     Podmíněné formátování

Podmíněné formátování je funkce, která vám naformátuje vybrané buňky za nějakých podmínek. Způsobů formátování a podmínek je mnoho, proto je zbytečné tu popisovat všechny možnosti. Doporučuji si vše vyzkoušet a sami uvidíte, co to všechno umí.

Jak? Označte oblast buněk, kterou chcete podmíněně formátovat => Domů => Podmíněné formátování.

10.Kontingenční tabulka

Kontingenční tabulka se využívá ke znázornění vztahu mezi dvěma veličinami. Např. máme tato data:

Chceme zjistit průměrný počet hodin strávený sportem u žen a mužů. K tomu využijeme kontingenční tabulku.

Jak? Označte oblast buněk, se kterou chcete pracovat => Vložit => Kontingenční tabulka.

Poté si zvolíte, jaké veličiny chcete srovnávat a jakou metriku chcete používat (průměr, součet, maximum, minimum atd.). Pro zvolení metriky klikněte pravým tlačítkem myši na příslušnou buňku a zvolte, podle čeho se mají data shrnout.

Kontingenční tabulka skýtá mnoho možností, proto opět doporučuji si ji vyzkoušet, abyste se seznámili s jejími funkcemi.

11.Formátování měn, procent a oddělování 1000

Jak? Označte oblast buněk, kterou chcete formátovat => Domů => skupina Číslo, popř. můžete Pravým tlačítkem myši => Formát buněk.

Pro oddělování tisíců u velkých čísel je postup následující.

12.Filtry textu/čísel

Filtrování je jedním ze základních funkcí Excelu, kterou budete určitě potřebovat. Filtrovat můžeme podle textu i podle čísel.

Jak? Domů => Seřadit a filtrovat => Filtr, popř. můžete využít rychlého přístupu, o kterém bylo řečeno v prvním bodě.

13.Odebrat duplicity

Občas se může stát, že máme v datech duplicitní údaje, které chceme odstranit.

Jak? Označíme si oblast dat, se kterou chceme pracovat => Data => Odebrat stejné.

Poté, co odstraníte duplicity, tak jedinou možností, jak je vrátit, je funkce Zpět (CRTL + Z), která vrací poslední příkazy.

14.Funkce VLOOKUP/SVYHLEDAT

Funkce VLOOKUP, v české verzi SVYHLEDAT, je velmi užitečnou funkcí, když chceme přiřazovat údaje k proměnným, které známe. Nejlépe si to předvedeme na příkladu.

Máme data o našich uživatelích.

Někdo nám dá seznam ID (např. 4, 6, 7, 18), ke kterým potřebujeme přiřadit Jméno, Příjmení a Nejoblíbenější sport. Postup bude následující:

1) Vytvoříme si nový List s potřebnými názvy sloupců;

2) Do buňky B2 napíšeme vzorec =SVYHLEDAT(A2;Data1!$A$2:$I$21;2;0);

Funkce SVYHLEDAT má čtyři parametry:

a) =SVYHLEDAT(A2;Data1!$A$2:$I$21;2;0) – znamená, že chceme hledat údaje podle buňky A2, což je ID toho člověka.

b) =SVYHLEDAT(A2;Data1!$A$2:$I$21;2;0) – znamená, že vybíráme data z Listu Data1, oblast od A2 do I21. Důležité je zakotvení vybrané oblasti ($), aby se nám neposunovala, až budeme tuto funkci přetahovat do dalších řádků.

c) =SVYHLEDAT(A2;Data1!$A$2:$I$21;2;0) – ta dvojka znamená pořadí sloupce, který chceme, aby se přiřadilo k našemu ID. V tomto případě chceme Jméno, a to v původní tabulce bylo ve 2. sloupci (1. sloupec ID, 2. sloupec Jméno, 3. sloupec Příjmení, 4. sloupec Pohlaví atd.).

d) =SVYHLEDAT(A2;Data1!$A$2:$I$21;2;0) – do tohoto parametru se doporučuje vždy vypisovat 0, která znamená, že bude hledat pouze absolutní shody (v případě neshody vrátí #N/A).

3) Přetáhneme vzorec do dalších řádků, tím si najdeme Jména pro zbytek ID;

4) Nyní chceme Příjmení. Do buňky C2 tedy napíšeme vzorec =SVYHLEDAT(A2;Data1!$A$2:$I$21;3;0). Vidíme, že se nám změnil akorát bod c), což je pořadí sloupce. Zbytek je stejný jako u Jména;

5) Pro Nejoblíbenější sport bude vzorec vypadat následovně =SVYHLEDAT(A2;Data1!$A$2:$I$21;6;0).

Výsledkem bude takováto tabulka.

Líbil se vám tento tutoriál? Je-li vám něco nejasné, neváhejte nám napsat do komentáře. V příští části se můžete těšit na používání klávesových zkratek v Excelu.