K vysvětlení funkcí byl použit MS Word ve verzi 2013. Od předchozích verzí se liší zejména vzhledem a několika funkcemi navíc, ale základní uspořádání je stejné. Zkraje upozorním, že karta Reference v MS Word 2013 se v předchozích verzích jmenovala Odkazy.

1.      Uživatelské jméno a iniciály

Mít vyplněné jméno a iniciály se hodí např. v případě, že chceme vložit komentář do cizího Wordu, tak dotyčný díky tomu bude vědět, kdo ten komentář napsal.

Jak? Hlavní menu Wordu => Možnosti rychlého přístupu => Obecné.

2.      Rychlé přístupy

Podobně jako v Excelu, tak i ve Wordu si lze vytvořit tzv. rychlé přístupy k nejpoužívanějším funkcím.

Jak? Hlavní menu Wordu => Možnosti rychlého přístupu => Panel nástrojů Rychlý přístup.

Můžete přidávat, odebírat i měnit pořadí rychlých tlačítek.

Panel rychlých přístupů pak lze mít buď nad pásem karet, nebo pod pásem karet.

3.      Používání a úpravy stylů

K formátování nadpisů, odstavců a jakéhokoliv textu používejte styly. Důvodů proč používat styly je mnoho. Např. když chcete zpětně změnit formátování všech Nadpisů 1, tak nemusíte dělat ručně jedno po druhém, ale stačí upravit daný styl a všechny Nadpisy 1 se vám tím změní naráz. Dalším důvodem je pozdější použití Obsahu a dalších automatických seznamů. Obsah se vám vytvoří automaticky právě pomocí úrovně Nadpisů 1, 2, 3 atd.

Jak? Domů => Styly.

Samozřejmostí je možnost tvorby nových stylů a úpravy těch stávajících.

Jak upravit styl? Pravým tlačítkem myši na daný styl => Změnit.

Vyskočí vám okno na úpravu stylů. Měnit lze opravdu mnoho věcí.

4.      Najít a nahradit

Pro vyhledání jistého výrazu lze použít funkci Najít.

Jak? Levý CTRL + F.

Poté, co napíšete do vyhledávacího pole hledaný výraz, jej Word vyhledá a barevně zvýrazní.

Ve starších verzích Wordu vypadá nabídka vyhledávání jinak, ale funkci plní stejnou.

Pro možnost nahrazení jednoho výrazu výrazem jiný slouží funkce Nahradit.

Jak? Levý CTRL + H.

V našem případě by se všechna slova „Jak?“ nahradila „Jakým způsobem“.

Dalším způsobem jak vyvolat Najít a Nahradit je přes tlačítka. Domů => Najít / Nahradit.

5.      Kopírovat formát

Občas se stane, že chcete zkopírovat formát z jedné části na jinou část. Použijeme k tomu funkci Kopírovat formát.

Jak? Klikneme myší do části, ze které chceme formát zkopírovat => Domů => Kopírovat formát => Označíme myší oblast, kterou chceme formátovat.

6.      Vybrat text se stejným formátováním (stylem)

Tato funkce přijde vhod, když chceme naráz vybrat všechen text, který má stejné formátování, resp. stejný styl, a chceme jej hromadně změnit na jiný styl. Řekněme, že všechny Nadpisy 2 chceme změnit na Nadpisy 3.

Jak? Klikneme myší do části, kterou chceme vybrat => Domů => Vybrat => Vybrat text s podobným formátováním.

7.      Kopírování textů z webu – formátování podle zdroje / cíle

Když zkopírujeme text z internetové stránky a vložíme jej do Wordu, tak máme na výběr tři možnosti: ponechat formátování zdroje, formátovat podle cíle a kopírovat pouze text.

Jak? Vložíme zkopírovaný text do Wordu => vpravo dole se objeví malý symbol, na který klikneme (anebo jej můžeme vyvolat opětovným zmáčknutím CTRL) => zjeví se nám tři možnosti formátování, pak už je nás, který si vybereme.

8.      Opakování poslední akce

Jak? Tlačítko F4.

Tímto se zopakuje poslední provedená akce.

9.      Dolní a horní index

Jak? Domů => Horní index (a^x, 5²). Nebo CTRL + Rovná se (=)

Jak? Domů => Dolní index (H₂O, X_i). Nebo CTRL + SHIFT + Rovná se.

Samozřejmě je lze i kombinovat (x_i⁴ + y_i⁵).

10. Velká písmena na začátku každého slova

Tato funkce se hodí např. při psaní anglických nadpisů, kde se často užívá velkého písmena na začátku každého slova.

Jak? Označit text, který chceme upravit => Domů => Velká písmena.

11. Úpravy odrážek a číslování

Jak? Domů => Odrážky.

Pokud se vám nelíbí žádná z nabízených odrážek, tak lze samozřejmě definovat vlastní nové odrážky.

Obdobně lze upravovat a vytvářet číslování.

Upravovat lze i odsazení odrážek a číslování, tzn. vzdálenost mezi odrážkou a levým okrajem stránky.

Pro úpravy odsazení je možné i použití klávesy Tab (nad CapsLockem). Stiskem Tab zvětšíte odsazení, stiskem Levý SHIFT + Tab zmenšíte odsazení.

Číslovat můžete od jedničky, pokračovat v číslování anebo od libovolného čísla. Stačí kliknout pravým tlačítkem myši na dané číslo a zvolit si jednu z voleb.

12. Zobrazit skryté znaky formátování

Jak? Domů => Zobrazit skryté znaky formátování. Nebo CTRL + á.

13. Konec stránky a psaní na novou stránku

Např. když ukončíme kapitolu a chceme začít psát na novou stránku, tak není řešením odentrovat zbytek stránky, ale slouží k tomu funkce Konec stránky.

Jak? Levý CTRL + Enter.

Výhoda spočívá v tom, že pokud bychom prázdné řádky jen odentrovali, tak v případě, že bychom začali vkládat další řádky textu do předchozího obsahu, tak se nám začátek nové kapitoly, která má být na nové stránce, posune třeba do prostředka stránky a podobně. Ale když použijeme Konec stránky, tak se nám taková situace nikdy nestane a nová kapitola bude vždy začínat na začátku nové stránky. Jestli si zobrazíte skryté znaky formátování, tak přímo uvidíte určený konec stránky.

14. Vkládání komentářů

Jak? Klikneme myší tam, kam chceme vložit komentář (popř. označíme oblast) => Revize => sekce Komentář.

Komentáře můžeme zobrazit či vypnout, vytvářet, odstraňovat a přecházet mezi nimi. V případě, že máme vyplněné jméno a iniciály (viz. 1. bod), tak budeme vědět i kdo daný komentář napsal. Tlačítkem v pravém horním kraji lze na komentář odpovídat.

15. Poznámka pod čarou

Jak? Levý ALT + Levý SHIFT + B.

Pro odstranění poznámky musíte odstranit danou číslici z textu. Upravit nastavení poznámek lze v příslušné sekci.

Jak? Domů => Reference => Poznámky pod čarou.

16. Vložení konce oddílu

Pokud pracujete na velkém projektu typu diplomová práce, disertační práce, román a tak dále, tak se určitě hodí rozdělit si práci na tzv. oddíly, které mohou představovat např. kapitoly. Na oddílech je dobré to, že je lze formátovat zvlášť, aniž by to mělo vliv na jiný oddíl.

Jak? Rozložení stránky => Konce => Konce oddílu.

17. Vložení a úpravy záhlaví a zápatí

Do záhlaví můžeme vkládat např. názvy kapitol. Ještě předtím je nutné mít oddělené oddíly.

Jak? 2x kliknout na záhlaví/zápatí stránky => Odškrtnout Propojení s předchozím => napsat do záhlaví/zápatí text.

V položkách Záhlaví, Zápatí a Číslo stránky je několik předdefinovaných voleb. Pro odstranění oddílu stačí smazat Konec oddílu, který si můžete nechat zobrazit pomocí skrytých znaků formátování.

18. Vložení automatického obsahu

Pokud jste rozumně používali styly, jak bylo řečeno v bodě 3, pak je vytvoření obsahu otázkou několika vteřin.

Jak? Reference => Obsah.

Pokud se vám nelíbí žádná z předdefinovaných stylů obsahu, tak není problém si vytvořit vlastní obsah. Obsah lze samozřejmě průběžně aktualizovat. Do obsahu nedoporučuji psát, všechny úpravy provádějte v příslušných nadpisech. Položky v obsahu fungují také jako odkazy, pro rychlý přesun na danou položku stačí použít CTRL + kliknutí myší. Také doporučuji vždy aktualizovat celou tabulku, jinak se vám úpravy v nadpisech do obsahu nepromítnou.

19. Tvorba a úpravy tabulek

Jak? Vložení => Tabulka.

Kromě klasické tabulky lze vkládat i Excelovské tabulky, které umí s buňkami počítat.

Pro úpravu tabulky klikněte dovnitř tabulky, popř. označte oblast tabulky, kterou chcete upravit a na kartě Nástroje tabulky můžete měnit mnoho věcí. Určitě stojí za zmínku vyzkoušet si funkce, které jsem na obrázku níže označil červeně.

20. Titulkování obrázků a tabulek

Jak? Po vložení obrázku/tabulky klikneme pravým tlačítkem myši na daný obrázek => Vložit titulek.

Můžeme používat buď přednastavené titulky, anebo si vytvořit vlastní nový titulek.

Pro vkládání titulku do tabulky postupujeme stejně, jenom s tím rozdílem, že pro vyvolání kontextové nabídky musím kliknout na levý horní růžek – viz. obrázek níže.

21. Seznam obrázků a tabulek

V akademických pracích se často požaduje seznam obrázků a tabulek. Stejně jako obsah ho lze vytvořit automaticky a průběžně aktualizovat.

Jak? Reference => Vložit seznam obrázků => Popiskem titulku si zvolíme, podle čeho se seznam vytvoří.

22. Zobrazit více Wordů vedle sebe + Synchronní posuv

Jak? Zobrazení => Zobrazit vedle sebe => Synchronní posuv.

23. Vkládání citace a bibliografie

Jak? Reference => Vložit citaci.

Pro vložení bibliografie Reference => Bibliografie.

Upozorním, že takto vytvořené citace a bibliografie NEMUSÍ vyhovovat metodice pro psaní akademických prací v ČR!

24. Sledování změn

Jak? Revize => Sledovat změny. Poté, co někdo provede změny v dokumentu, je můžeme přijmout nebo odmítnout.

25. Porovnání dokumentů

Někdy se hodí porovnat dva dokumenty, zda jsou zcela totožné, anebo jsou mezi nimi jisté rozdíly.

Jak? Revize => Porovnat.

26. Rozložení stránky

Na kartě Rozložení stránky lze upravit mnoho věcí:

• nastavit si okraje
• orientace stránky na výšku nebo na šířku
• počet sloupců
• a mnoho dalšího…

27. Počet slov

Počet slov zjistíme buď kliknutím na Počet slov v dolní liště Wordu, anebo Revize => Počet slov, anebo klávesovou zkratkou CTRL + SHIFT + G.

28. Užitečné klávesové kombinace

• CTRL + A = Vybrat vše
• CTRL + C = Kopírovat
• CTRL + X = Vyjmout
• CTRL + V = Vložit
• CTRL + N = Nový soubor
• CTRL + O = Otevřít soubor
• CTRL + P = Tisk
• CTRL + Z = Zpět (vrácení poslední akce)
• CTRL + Y = Dopředu (opak Zpět)
• CTRL + S = Uložit
• CTRL + B = Tučné písmo
• CTRL + I = Kurzíva
• CTRL + U = Podržené písmo
• SHIFT + Enter = Konec řádku – používá se např. když nechceme, aby byla na konci řádku jednoslabičná slova (třeba spojky a, i, o)
• CTRL + SHIFT + Enter = Konec sloupce
• CTRL + SHIFT + Mezerník = pevná mezera, která nedovolí na konci řádku oddělovat tato dvě slova – používá se např. pro 10 km, 200 Kč, 323 00 Plzeň apod.

Existuje mnohem více kombinací a nemá cenu si je tu všechny vyjmenovávat. Dostupnou kombinaci kláves můžete zjistit jednoduše tak, že najedete kurzorem myší na danou funkci a Word vám po chvilce napíše nápovědu, co daná funkce znamená, a jestli na ni existuje klávesová zkratka. Popřípadě můžete navštívit support stránku pro MS Word.